第 11 章 · 共享策略与外发控制
适用对象:空间管理员 · 阅读约 5 分钟 · 对应版本 oCIS 7.1.4
- 说清楚哪些外发限制是系统强制的、用户改不了的。
- 定期盘点你这边发出去的外链,该收的收掉。
- 知道文件外发时后台还有哪几道闸,以及它们拦住什么。
系统强制的部分:用户改不了
| 规则 | 表现 |
|---|---|
| 外链必须带密码 | 新建外链的对话框里,「Password*」是必填项,而且已经预先生成好一个。普通账号的外链菜单里没有「移除密码」这一项。见第 3 章 |
| 密码最少 8 位 | 密码框下面有「8+ letters」提示,够长了才变绿 |
| 机密文件不得外发 | 后台的 DLP 规则会拦。见下一节 |
强制密码在用户侧的样子:必填、已预生成、长度不够不让过。
一个例外要知道:管理员和空间管理员在只读外链上能看到「Remove password(移除密码)」,点了会真的把密码去掉。这是产品保留给管理员的口子,按公司策略不要用。如果你发现某条外链没有密码,把它删掉重建。
当前版本不支持限制外链的下载次数,界面上也无处可设。要控制扩散,用这两招:设一个较短的到期日;事情办完立刻删链接。
定期盘点外链
外链是最容易遗忘的外发出口——事情办完了,链接还在。建议每月做一次:
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点左侧「Shares(共享)」,切到「Shared via link(通过链接共享)」 列出你建过外链的全部文件。
「Shared via link」是盘点外链的地方。
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逐条看:这条链接现在还需要吗 不需要的,打开文件的共享面板,在外链的「⋮」里点「Delete link」。
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还需要的,确认它有到期日 没有就用「⋮」里的「Set expiration date」补一个。
同理,「Shared with others(我共享给别人的)」列出你共享给同事的内容,离职交接、项目结束时一并清理。
后台还有哪几道闸
这些是自动生效的,用户和空间管理员都不用操作,但你要知道它们存在,才能解释「为什么他下不了这个文件」。
| 闸 | 拦什么 |
|---|---|
| 内部机密文件外发 | 密级为 internal 的文件分享给公司外的人时拦下 |
| 下载来源地限制 | 从规定的国家/地区之外下载时拦下 |
| 非内网登录审计 | 从公司网段之外登录时记录下来 |
| 对外分享需审批 | 创建共享时,走审批流程 |
具体规则和实时状态在治理控制台的概览页,见第 12 章;规则本身由治理管理员维护,空间管理员看不到也改不了。
给空间管理员的三条建议
| 建议 | 为什么 |
|---|---|
| 能用共享就不用外链 | 共享认人,谁看过、谁能改都清楚;外链只认链接 |
| 成员默认给「Can edit」,不轻易给「Can manage」 | Can manage 能改成员名单,等于交出空间控制权。见第 10 章 |
| 项目结束停用空间,而不是删文件 | 停用不删数据,需要时能再启用 |
常见问题
| 现象 | 怎么办 |
|---|---|
| 成员问:能不能建一条不要密码的外链 | 不能。这是租户级策略,不是个人选项 |
| 外部人员说下载被拒绝 | 可能撞上了来源地限制或密级规则。把对方看到的原文要过来,再找治理管理员查 |
| 想知道某个文件被谁下载过 | 找平台管理员查审计日志,用「外部下载」视图。见第 17 章 |
| 「Shared via link」里有一条我不记得建过的链接 | 先删掉,再按第 7 章报障说明情况 |